Informativa sul trattamento dei dati personali

ai sensi degli artt. 13 e 14 del Regolamento (UE) 2016/679 ("GDPR")

1. Titolare del trattamento

Titolare del trattamento dei dati personali raccolti tramite i siti www.materiapenale.it, www.modelli231.ite www.ilratingdilegalita.it (di seguito i “Siti”) è l’Avv.Antonio Materia, con studio in Bologna, Via San Felice 26, 40122 Bologna, P.IVA 02980221200 (di seguito il “Titolare”).

Contatti del Titolare per esercitare i diritti previsti dal GDPR e per qualsiasi questione relativa al trattamento dei dati personali:

• Email: privacy@materiapenale.it

• Telefono: 051.6490761

• Posta: Via San Felice 26, Bologna

2. Data Protection Officer (DPO)

Il Titolare ha valutato la necessità di nomina del Responsabile della Protezione dei Dati (DPO) ai sensi dell’art. 37 GDPR. Alla data di pubblicazione della presente informativa, la nomina non risulta obbligatoria in relazione alla natura e alla scala dei trattamenti effettuati. Tale valutazione è documentata nel Registro dei trattamenti. Per questioni relative alla protezione dei dati personali, gli interessati possono rivolgersi direttamente al Titolare all’indirizzo privacy@materiapenale.it.

3. Categorie di dati personali trattati

Il Titolare tratta le seguenti categorie di dati personali degli utenti dei Siti:

a) Dati di navigazione.

I sistemi informatici e le procedure software preposte al funzionamento dei Siti acquisiscono, nel corso del loro normale esercizio, alcuni dati personali la cui trasmissione è implicita nell'uso dei protocolli di comunicazione di Internet. Si tratta di informazioni che non sono raccolte per essere associate a interessati identificati, ma che per loro stessa natura potrebbero, attraverso elaborazioni ed associazioni con dati detenuti da terzi, permettere di identificare gli utenti. In questa categoria rientrano gli indirizzi IP, i nomi a dominio dei computer utilizzati dagli utenti che si connettono ai Siti, gli indirizzi in notazione URI delle risorse richieste, l'orario della richiesta, il metodo utilizzato nel sottoporre la richiesta al server, la dimensione del file ottenuto in risposta, il codice numerico indicante lo stato della risposta data dal server.

b) Dati forniti volontariamente tramite form di contatto.

Nome, cognome, indirizzo email, numero di telefono (facoltativo), ragione sociale dell'azienda (facoltativa), eventuali informazioni inserite nel campo libero di descrizione della richiesta. Tali dati sono forniti spontaneamente dall'utente al fine di ricevere riscontro a una propria richiesta.

c) Dati forniti tramite il Test Difendibilità (8 domande) sui siti www.materiapenale.it e www.modelli231.it.

Nome, cognome, indirizzo email aziendale, ragione sociale dell'impresa di riferimento (facoltativa), e le risposte fornite alle 8 domande del questionario di autovalutazione del rischio penale d'impresa. Le risposte sono valutazioni soggettive dell'utente sullo stato organizzativo dell'impresa rappresentata (presenza di Modello 231, assetti organizzativi, deleghe, formazione sicurezza, regolarità ambientale e tributaria, presidi cyber/GDPR, procedure PA e anticorruzione, canale whistleblowing). Tali risposte vengono elaborate dal motore di calcolo del Test per produrre un Indice di Difendibilità (uno per la società, uno per la posizione personale dell'amministratore) con valore esclusivamente orientativo.

Le 8 domande del Test non chiedono espressamente dati relativi a condanne penali e reati di persone fisiche (art. 10 GDPR): riguardano lo stato organizzativo dell'impresa. Possono tuttavia emergere occasionalmente dati sensibili indiretti se l'utente inserisce note libere o ulteriori informazioni in fase di restituzione. Il trattamento ordinario non rientra nella disciplina art. 10; eventuali raccolte indirette vanno gestite con la cautela ordinaria per i dati personali identificativi e con cancellazione tempestiva del dato non pertinente.

d) Dati forniti tramite il Simulatore Fast Rating di Legalità sul sito www.ilratingdilegalita.it.

Nome, cognome, indirizzo email aziendale, ragione sociale e dati identificativi dell'impresa, e le risposte fornite alle domande del Simulatore relative a requisiti di ammissibilità (fatturato, anzianità di iscrizione al Registro Imprese, sede operativa), cause ostative dichiarate (precedenti penali, regolarità fiscale e contributiva, anche con riferimento ad amministratori, soci, direttore generale e direttore tecnico dell'impresa), e requisiti premiali (Modello 231, certificazione ISO 37001, codice etico, tracciabilità pagamenti, protocolli di legalità, iscrizione White List, certificazioni di terza parte).

ATTENZIONE — dati art. 10 GDPR e comunicazione di dati di terzi

Le dichiarazioni del compilatore sulle cause ostative possono configuraredati relativi a condanne penali e reati ai sensi dell'art. 10 GDPR.Inoltre, riguardando anche soggetti diversi dal compilatore (amministratori, soci, direttore generale, direttore tecnico), si configura una comunicazione di dati personali di terzi che attiva l'obbligo di informativa ex art. 14 GDPR. Vedere Sezione 4 per il trattamento operativo del punto.

e) Dati raccolti tramite il modulo "contatto urgente" della sezione Urgenze (materiapenale.it e modelli231.it).

Il modulo invita l'utente a descrivere in poche righe atti o eventi avvenuti — ad esempio notifica di avviso di garanzia, decreto di perquisizione, sequestro preventivo o probatorio, ispezione di Agenzia delle Entrate, Guardia di Finanza, Ispettorato Territoriale del Lavoro o ARPA. I dati raccolti includono, per loro natura, informazioni riferibili a procedimenti penali, indagini in corso o attività di vigilanza in atto. Possono rientrare nei dati relativi a condanne penali e reati ai sensi dell'art. 10 GDPR, anche se il procedimento non è ancora definito, e in dati di terzi indirettamente menzionati. Il trattamento è finalizzato esclusivamente a consentire al Titolare di erogare una prima valutazione professionale riservata, nell'esercizio del diritto di difesa dell'utente o nella prospettiva di assunzione di mandato professionale.

Trattamento privacy più sensibile dell'intero sistema, per la natura dei dati (art. 10 GDPR + procedimenti pendenti) e la vulnerabilità tipica dell'interessato che compila il modulo. Richiede misure di sicurezza rafforzate, accesso limitato al solo Titolare e collaboratori espressamente autorizzati, conservazione minimizzata se non si trasforma in incarico, e cancellazione tracciata. Si raccomanda valutazione DPIA dedicata.

f) Dati raccolti durante la call conoscitiva e la successiva fase di audit.

In caso di prenotazione e svolgimento della call conoscitiva di 30 minuti, e dell'eventuale successiva fase di audit, vengono raccolti ulteriori dati relativi all'impresa, all'organizzazione, agli eventuali procedimenti in corso, e informazioni che possono rientrare nelle categorie particolari di dati (art. 9 GDPR) o nei dati relativi a condanne penali e reati (art. 10 GDPR). Il trattamento di tali dati avviene nell'ambito della prestazione professionale legale e segue le regole di riservatezza professionale forense (art. 28 Codice Deontologico Forense — segreto professionale) oltre alla disciplina GDPR.

4. Finalità del trattamento e base giuridica

I dati personali raccolti tramite i Siti sono trattati per le seguenti finalità:

Il conferimento dei dati personali è facoltativo. Tuttavia, il mancato conferimento dei dati richiesti come obbligatori (contrassegnati con asterisco nei form) rende impossibile fornire il servizio richiesto (es. ricevere il report del Test, prenotare una call, ricevere risposta a una richiesta).

5. Modalità di trattamento

Il trattamento dei dati personali avviene mediante strumenti elettronici e, in casi residuali, su supporto cartaceo, con misure tecniche e organizzative idonee a garantire la sicurezza, la riservatezza, l'integrità e la disponibilità dei dati.

Il Titolare adotta misure di sicurezza adeguate, tra cui: cifratura dei dati in transito (HTTPS) e a riposo dove tecnicamente possibile; gestione degli accessi mediante credenziali individuali e profili di autorizzazione; backup periodici; sistemi di rilevamento e prevenzione delle intrusioni; formazione periodica dei collaboratori autorizzati al trattamento.

Per il trattamento dei dati raccolti tramite il modulo contatto urgente (sezione 3 lett. e) e per i dati art. 10 GDPR dichiarati nel Simulatore Rating, il Titolare adotta misure rafforzate: accesso limitato al solo Titolare e ai collaboratori espressamente autorizzati e formati, logging delle operazioni di accesso e modifica, conservazione in ambiente segregato dal resto della base dati lead, cancellazione automatica nei termini indicati al successivo paragrafo 8.

Le misure tecniche e organizzative adottate sono adeguate al rischio del trattamento e vengono aggiornate in coerenza con le indicazioni che emergeranno dalla DPIA.

6. Categorie di destinatari dei dati

I dati personali raccolti possono essere comunicati alle seguenti categorie di destinatari, esclusivamente per le finalità sopra indicate:

• Collaboratori dello Studio (avvocati associati, paralegali, personale amministrativo) autorizzati al trattamento ai sensi dell'art. 29 GDPR e dell'art. 2-quaterdecies Codice Privacy

• Fornitori di servizi tecnici (hosting del sito, gestione del database, email marketing, CRM, sistemi di prenotazione call, eventuale provider di IA per la generazione delle email di restituzione) nominati Responsabili del trattamento ex art. 28 GDPR

• Consulenti esterni (consulente privacy, consulente del lavoro, commercialista) nominati Responsabili del trattamento

• Autorità giudiziarie, organi di polizia, autorità amministrative competenti, qualora richiesto da norma di legge o provvedimento dell'autorità

• Soggetti terzi a cui la comunicazione sia obbligatoria per legge

L'elenco aggiornato dei Responsabili del trattamento è disponibile su richiesta, scrivendo all'indirizzo privacy@materiapenale.it.

7. Trasferimento dei dati verso Paesi terzi

Per la generazione automatizzata delle email di restituzione del Test Difendibilità e del Simulatore Rating, il Titolare si avvale di un fornitore di servizi di intelligenza artificiale (Anthropic PBC, USA). Il trasferimento dei dati verso gli Stati Uniti d’America avviene sulla base delle Clausole Contrattuali Standard approvate dalla Commissione Europea con Decisione di esecuzione (UE) 2021/914 del 4 giugno 2021, incorporate nel Data Processing Agreement sottoscritto con il fornitore. Il Titolare ha verificato che, per l’uso commerciale dell’API, il fornitore non utilizza i dati trasmessi per l’addestramento dei propri modelli, fatte salve le finalità di sicurezza e prevenzione abusi previste contrattualmente. Copia del Data Processing Agreement è disponibile su richiesta scrivendo a privacy@materiapenale.it.

8. Periodo di conservazione dei dati

I dati personali sono conservati per il tempo strettamente necessario al perseguimento delle finalità per cui sono stati raccolti, nei seguenti termini:

• Dati di navigazione: massimo 12 mesi

• Dati forniti tramite form di contatto ordinario, non seguiti da rapporto contrattuale: 24 mesi dalla richiesta

• Dati forniti tramite Test Difendibilità e Simulatore Rating, non seguiti da rapporto contrattuale: 12 mesi dalla compilazione, salvo ulteriore conservazione legata a consenso marketing

• Dati forniti tramite modulo contatto urgente (Urgenze), non seguiti da assunzione di mandato: 6 mesi dalla richiesta, salvo richiesta di conservazione più breve da parte dell'interessato in considerazione della natura sensibile dei dati

• Dati raccolti per finalità di marketing (sequenze email, newsletter): fino a revoca del consenso o per massimo 24 mesi dall'ultima interazione attiva dell'utente

• Dati raccolti nell'ambito di prestazione professionale legale: 10 anni dalla chiusura del rapporto, ai sensi degli obblighi di conservazione documentale forense e fiscale

• Dati relativi a fatturazione e adempimenti tributari: 10 anni ai sensi della normativa fiscale

• Dati relativi ad adempimenti antiriciclaggio (D.Lgs. 231/2007): 10 anni dalla cessazione del rapporto professionale, ai sensi dell'art. 31 c. 1 D.Lgs. 231/2007

• Eventuali dati conservati per esercizio del diritto di difesa: fino alla definizione del relativo procedimento e per il tempo prescrizionale successivo

9. Diritti dell'interessato

L'interessato ha diritto di esercitare in qualunque momento i seguenti diritti previsti dagli artt. 15-22 GDPR:

• Diritto di accesso ai propri dati personali (art. 15)

• Diritto di rettifica dei dati inesatti o incompleti (art. 16)

• Diritto alla cancellazione dei dati ("diritto all'oblio", art. 17)

• Diritto alla limitazione del trattamento (art. 18)

• Diritto alla portabilità dei dati (art. 20)

• Diritto di opposizione al trattamento, in particolare al trattamento per finalità di marketing diretto (art. 21)

• Diritto di ottenere informazioni sull’eventuale utilizzo di processi automatizzati di elaborazione e, nei casi previsti dalla legge, di richiedere l’intervento umano, esprimere la propria opinione e contestare l’esito del trattamento.

• Diritto di revocare in qualsiasi momento il consenso prestato per le finalità che lo richiedono, senza che ciò pregiudichi la liceità del trattamento basata sul consenso prestato prima della revoca

• Diritto di proporre reclamo all'Autorità Garante per la protezione dei dati personali (www.garanteprivacy.it) o altra autorità di controllo competente

I diritti possono essere esercitati scrivendo all'indirizzo privacy@materiapenale.it.
Il Titolare si impegna a fornire riscontro alla richiesta entro 30 giorni, prorogabili fino a un massimo di 60 giorni in caso di particolare complessità.

10. Processo decisionale automatizzato

Il Test Difendibilità e il Simulatore Rating utilizzano un motore di calcolo automatizzato che, sulla base delle risposte fornite dall'utente, produce rispettivamente un Indice di Difendibilità (uno per la società, uno per la posizione personale dell'amministratore) e una stima delle stelle del Rating di Legalità raggiungibili.

Tali elaborazioni hanno valore esclusivamente orientativo e indicativo. Non costituiscono parere legale, valutazione di idoneità ai sensi dell'art. 6 D.Lgs. 231/2001, né determinazione di rischio con effetti giuridici sull'interessato. L'utente ha sempre la facoltà di richiedere una valutazione professionale personalizzata in sede di call conoscitiva con l'Avv.Antonio Materia, in cui l'esito orientativo viene riletto alla luce della situazione reale dell'impresa.

Le elaborazioni descritte hanno valore esclusivamente orientativo e non producono effetti giuridici né effetti di analoga significatività sull’interessato ai sensi dell’art. 22 GDPR. L’interessato ha in ogni caso la facoltà di richiedere una valutazione professionale personalizzata ai recapiti del Titolare indicati nella presente informativa.

11. Trasparenza sull'uso di sistemi di intelligenza artificiale

Le email di restituzione del Test Difendibilità e del Simulatore Rating possono essere generate, in tutto o in parte, con l'assistenza di un sistema di intelligenza artificiale. La generazione avviene sulla base del vettore di risposte fornito dall'utente, secondo un'architettura definita dal Titolare. Il contenuto è sempre sottoposto a supervisione professionale prima dell'invio e i disclaimer deontologici, le clausole metodologiche e le indicazioni operative restano sotto la responsabilità diretta del Titolare. Ai sensi dell'art. 50 del Regolamento (UE) 2024/1689, il Titolare informa l'utente che il contenuto della comunicazione di restituzione è prodotto con il contributo di un sistema di intelligenza artificiale; di tale circostanza viene data evidenza anche nella mail stessa.

12. Modifiche alla presente Privacy Policy

Il Titolare si riserva il diritto di modificare la presente Privacy Policy in qualsiasi momento, in particolare per adeguarla a sopravvenute modifiche normative, a nuove funzionalità dei Siti, o a nuovi trattamenti. Le modifiche sono efficaci dalla data di pubblicazione sui Siti e gli utenti sono invitati a consultare periodicamente la versione aggiornata. La data di ultimo aggiornamento è indicata in calce al documento.

Versione aggiornata al maggio 2026.